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JOSÉ MIGUEL PIQUER ANIMA A LOS ALUMNOS DE PUBLICIDAD Y RELACIONES PÚBLICAS DEL CEU A SER PRODUCERS DE EVENTOS

jose miguel piqueras

José Miguel Piquer, licenciado en Publicidad y RR.PP en la Universidad Cardenal Herrera – CEU lleva 13 años trabajando en el sector de la comunicación, la publicidad, el marketing y los eventos.

José Miguel ha trabajado en los diferentes sectores que nos ofrece la profesión de comunicador: como Ejecutivo de cuentas en Efectiva del 2004 al 2006, en el desarrollo de planes de comunicación, como son las campañas de publicidad, las campañas de Relaciones Públicas y el desarrollo de Plan de e-marketing y páginas web. También, ha trabajado en el departamento de Dirección y organización de Gabinetes de Prensa. Tiene experiencia en la presentación de campañas, en la elaboración y presentación de presupuestos y contratación de medios. Además ha ejercido como copy y redactor publicitario.

En el ámbito de los eventos José Miguel Piquer trabajó de noviembre de 2008 a junio del 2009 como responsable de producción de eventos, en el que se encargó de la dirección, distribución y planificación de funciones en la organización y coordinación de eventos. Su trabajo le permitió controlar el desarrollo de presentaciones: como son el diseño y supervisión de instalaciones y stands de feria, la selección, contratación y coordinación proveedores, la coordinación de protocolo de autoridades y la ejecución de los actos.

Actualmente, está trabajando como free-lance en producción tanto de eventos como audiovisuales.

El pasado miércoles 23 de febrero José Miguel Piquer asistió a la universidad CEU Cardenal Herrera a motivar a los alumnos a convertirse en producers.

En primer lugar, una alumna le presentó explicando la larga formación y experiencia profesional que tiene.

A continuación, el profesional tomo contacto con los alumnos dando las gracias a todos por estar presentes. Para comenzar con su presentación estructuró los contenidos en cinco apartados: ¿Qué es un producer?, Tipos de eventos, Fases para la preparación de un evento, repercusión en la comunicación de la empresa y casos reales.

Tras esta breve introducción logro captar la atención de todos los asistentes, pues planteó la profesión del producer como algo muy atractivo.

Piquer explicó que el Producer es el encargado de producción. Este puede encontrarse: dentro de una agencia de publicidad (el ejecutivo hace la producción), dentro de una agencia de comunicación , dentro de una empresa de eventos, dentro del departamento de Mk, o puede ir por libre a lo cual se le conoce como “ el producer free-lance” (por libre) .

El producer trabaja los distintos tipos de eventos Por un lado, están los Institucionales; que son los eventos que se organizan para las instituciones públicas. Estos se caracterizan por ser muy protocolarios y porque en ellos no se puede desplegar excesiva creatividad. En los institucionales siempre se trabaja mano a mano con el gabinete de prensa de la institución. Por otro lado, están los eventos Corporativos, es decir, los organizados por empresas privadas. Como por ejemplo: incentivos a empleados, preparación de una feria (creación del stand, lección de azafatas). Y por último, están los eventos Privados o particulares; como una boda.

A continuación, el profesional introdujo las fases de organización de un evento. La primera fase es la de definición del tipo de evento. José Miguel explicaba que aunque pudiera parecer algo muy obvio es algo muy importante. Pues muchas veces el cliente no sabe exactamente que está pidiendo, no cuenta con el presupuesto adecuado, o se están siguiendo simplemente por lo que han visto u oído. De modo que en esta fase nos reunimos con el cliente para definir y desarrollar el briefing.

La segunda fase es la creación de proyecto, planning y presupuesto. Hay que llevarlo lo más cerrado posible al cliente. Seguidamente realizaremos una selección de los proveedores. En esta lista deben aparecer los proveedores que te den soluciones, que seas muy buenos en su trabajo y si es posible que sean de confianza. Piquer afirma que de los proveedores dependerá que el evento tenga éxito o no. Pero, ¿quiénes son los proveedores? Pues todos aquellos que necesitemos contratar para el desarrollo del evento. Por ejemplo, los de seguridad, moqueta, personal auxiliar, fotógrafo, transporte, sonido, iluminación…etc.

La cuarta fase es la de presentar la propuesta al cliente. Esta etapa debe estar apoyada por infografías, imágenes, gráficos… en resumen, debes de conseguir que el cliente viva o experimente lo que pretendes que se vaya a hacer en el evento. En esta fase presentaremos un planning con los días de producción, montaje, y desmontaje además de un presupuesto detallado.

Como quinta fase del evento tenemos la gestión de los espacios. Es indispensable conocer los espacios con los que disponemos en Valencia para el desarrollo de los distintos eventos. Por ejemplo, barcos. CAC, palacio de congresos, Mercado central, Palau de la música. Es importante conocer las características del espacio para saber si se amolda a tus necesidades. También en función del espacio se selecciona, el transporte, autobuses, etc.

Seguidamente es el momento de la pre-producción, es decir el momento de contar y controlar todas las herramientas necesarias para poder trabajar. José Miguel Piquer nos propone algunas, que según su experiencia son las más adecuadas. Es importante tenerlo todo controlado mediante fichas organizativas. El ponente nos aconseja que cuantas más fichas tengamos, mejor porque así llevamos el trabajo bien planificado, pero siempre y cuando esas fichas sean oportunas, es decir, las fichas tienen que tener un fin y ser útiles.

Hay un gran número de tipos de fichas organizativas, entre ellas José Miguel Piquer nos destacan las fichas con los datos de proveedores, de coordinadores, las hojas de servicio, la escaleta del acto, los transfers, las azafatas, los números de teléfonos…

Además, es conveniente realizar un timing interno para así poder llevar controlado que se debe hacer en cada momento. Otra herramienta útil es la elaboración de un presupuesto interno. Pero sobre todo siempre, hay que tener un Plan B, teniendo en cuenta los problemas que pueden surgir como puede ser el temporal, o retraso de los invitados o cualquiera de los improvistos a los que nos podamos enfrentar. José Miguel Piquer nos dice que al tener en cuenta este plan B, podemos sorprender al cliente y causarle una buena impresión. Estos pequeños detalles son lo que hacen que te vuelvan a contratar.

En la etapa de la puesta en marcha, de la producción, siempre se debe hacer según el planning. Es este el momento del evento que dependerá de cada acto, hay que estar pendiente de todos los elementos y ser rápidos para solucionar cualquier imprevisto.

Según José Miguel es la fase más bonita, un como “subidón de adrenalina”, es cuando tu trabajo se materializa y todo el esfuerzo durante meses se convierte en un hecho.

Un evento no termina hasta el cierre, el cierre es importante puede hacer que un evento acabe bien o acabe mal. Para el desmontaje es aconsejable que lo hagan personas descansadas, frescas ya que hay que dejar el lugar exactamente igual a antes de la celebración del evento. Hasta que esto no se haga el evento no ha terminado.

Y por último, la post-evaluación, es la evaluación de la efectividad del evento, ésta corre a cargo del cliente y la agencia. Debe haber un feedback entre ellos.

Como José Miguel nos dijo la elaboración de eventos es muy importante para crear repercusión en la comunicación de la empresa, es incluso más relevante que un spot o una gráfica. Ya que gracias a la organización de un evento la empresa puede beneficiarse de un trato directo con los potenciales compradores o inversores, además existe una comunicación cara a cara, esta es una de las pocas veces que se tiene de mantener una relación directa.

Los ambientes también juegan un papel muy importante, hay que procurar que la gente se divierta y recuerde el evento como algo positivo, de ese modo se conseguirá una visión favorable hacia la marca, incluso se puede potenciar jugando con los lugares adecuados, la colocación del logotipo y sus colores corporativos.

Ya por último, José Miguel Piquer nos materializó todo lo expuesto anteriormente en unos eventos. Quiso mostrarnos mediante ejemplos los cuatro tipos de eventos.

José Miguel participó con la Generalitat en varias ocasiones, una de ellas se basaba en el plan de forestación de la comunidad con el lema “Bosques metropolitanos”. Este acto se trataba de la colocación de unas carpas en medio de la montaña. Este evento, al ser de un institución fue un evento protocolario, ya que el gabinete de prensa de la Generalitat lo revisa todo.

Otros de los eventos a los se enfrentó José Miguel con la colaboración de la Generalitat es la colocación de piedras en Ecoparque Valencia. Este evento es totalmente protocolario, es decir, está todo muy encorsetado y regulado.

Por otra parte, José Miguel nos muestra el ejemplo del evento organizacional con la inmobiliaria Llanera. Se organizó en una calle de Xátiva una inmobiliaria urbana, en plena calle. En ella acudieron famosos como reclamo, estas famosas fueron Ivon Reyes y Mar Flores.

José Miguel disfrutó mucho trabajando en Llanera ya que la empresa participaba en feria una vez al mes. El stand contaba con 500 m2, en la que los asistentes podían disfrutar de un bar, cuarto de baños, celebrities y mucho más.

También exportaron la marca a Italia, y para ello organizaron un acto en Roma. Era una cena de gala para directivos bancarios, incluso el habían llevado a sus invitados a un campeonato de golf.

José Miguel también formó parte del equipo encargado del desarrollo de la ZONA VIP del concierto de MTV Winter en la sala Arquería del Museo Príncipe Felipe de la Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia.

Cabe destacar, que así mismo durante la charla, José Miguel aconsejó a aquellos alumnos interesados en dedicarse al mundo de los eventos, era fundamental acudir a muchos eventos para ir adquiriendo experiencia. Es decir, desarrollar un aprendizaje basado en la observación. Ver las puestas de escena, lo que hace la competencia, hacer contactos y demás oportunidades que se puedan dar en el momento. Exactamente, Piquer dijo: “Hay que ser como las gambas: nos vemos en el cóctel”.

Realizado por:

Sandra Gómez

María García Alamar

Lucía Amorós Burguete

En conclusión, la ponencia de José Miguel fue muy completa, ha sido muy enriquecedora para todos los alumnos. Gracias a José Miguel se nos ha abierto una nueva salida profesional que escoger al terminar los estudios.